Spécial vacances : quoi inclure à votre message d’absence?

Spécial vacances : quoi inclure à votre message d’absence?

Messages d'absence, Emmanuelle B communicationsÇa y est, vous avez planifié les derniers détails de vos vacances, et vous avez très hâte à ce moment d’évasion tant attendu? À quelques jours du départ, alors que vous courrez pour terminer les dossiers en cours, vous savez que quelque chose vous échappe et cela vous chicote… vous devez communiquer votre absence à vos clients, bien sûr! Or, on y pense souvent à la dernière minute, et ce n’est pas toujours évident de trouver les bons mots.

Peut-être êtes-vous de ceux qui ne voient pas l’importance de planifier des messages personnalisés, et qui écriront : « Parti du 1er au 20 août, de retour le 21 août, merci »? Vous vous dites que ça fait le travail, mais en fait, ce n’est pas vraiment le cas. Les messages d’absence doivent être soignés un minimum, pour plusieurs bonnes raisons :

  • Dégager le professionnalisme : peu importe le style d’entrepreneur que vous êtes, être professionnel est une qualité incontournable.
  • Éviter les malentendus : être clair et précis vous rendra un immense service en dissipant les sources possibles de malentendu
  • Assurer la poursuite des affaires : un prospect qui vous écrit via votre site web trouvera pour le moins ordinaire de tomber sur une phrase expéditive dans le genre de celle mentionnée plus haut. Pouvez-vous vraiment vous permettre de laisser passer des occasions d’affaires pendant votre absence?

 

Pour toutes ces bonnes raisons, voici un petit rappel des éléments que je vous propose d’inclure à vos messages d’absence :

  • Un titre parlant : il doit idéalement contenir l’objet (vacances ou absence) et les dates d’indisponibilité. De cette façon la personne sait d’emblée à quoi s’en tenir, sans avoir à ouvrir le message.
  • Une salutation polie : ce n’est pas parce que votre message est automatisé que vous ne devez pas être courtois. Personnellement, j’aime bien quelque chose du genre :
    « Bonjour et merci pour votre message […] »
  • Objet de l’indisponibilité : êtes-vous en congé, en vacances, ou tout simplement absent? Tout dépend de la situation et de ce que vous voulez dévoiler. Les travailleurs autonomes travaillant de la maison voudront peut-être demeurer discrets, pour des raisons de sécurité évidentes.
  • La période d’absence précise : « Veuillez noter que je serai absent(e) du 1er au 21 août inclusivement ».
  • Le moment prévu de votre réponse : ce n’est pas parce que vous recommencez à travailler le 24 août que vous serez en mesure de répondre immédiatement! Pour bien gérer les attentes, soyez clairs : « je répondrai à votre message dès que possible à compter du 25 août ». Le tout est bien sûr soumis à votre bon jugement J
  • Qui contacter en votre absence : je suis à peu près certaine qu’il s’agit de l’élément le plus négligé. Cependant, voici une occasion de démarquer votre service à la clientèle de celui de vos concurrents. Aux travailleurs autonomes : profitez-en pour tisser des liens d’affaires avec certains collègues de la même profession. Alors qu’ils peuvent être perçus comme des concurrents, j’ai la conviction qu’ensemble on est plus forts!
  • Salutations et lien vers votre site web : peut-être vos clients ont-ils enfin le temps de lire vos merveilleux billets de blogue 😉 ?

 

Et pour que la sauce prenne entre tous ces éléments, c’est toujours bon d’y aller d’une touche personnelle, qui fera que vos clients sentent qu’ils ont affaire à vous et non à une machine. Voici un exemple :

Bonjour et merci pour votre message.

Veuillez noter que je serai en vacances du 13 au 24 juillet inclusivement. Je répondrai à mes courriels dans les meilleurs délais à compter du mardi 28 juillet.

Pour toute demande d’assistance immédiate en rédaction, je vous suggère de contacter une partenaire de confiance, Miss Madame : miss@missmadame.com

Donc patience, je sais que vous avez hâte de me parler, mais je n’en serai que plus reposée!

Merci de votre attention et à bientôt,
Emmanuelle B

Avant de vous laisser partir, permettez-moi quelques dernières recommandations. Vos meilleurs clients méritent d’être traités en VIP. Planifiez de les appeler quelques semaines avant votre départ. De cette façon, vous pourrez prendre les dernières nouvelles tout en vous rappelant à leur mémoire.

Par ailleurs, n’oubliez pas que le téléphone existe encore! Pensez modifier votre message téléphonique en y incluant les mêmes éléments. Vous pouvez maintenant partir l’esprit tranquille… et décrocher. Après tout, c’est à ça que servent les vacances!

En terminant, si vous utilisez Gmail, voici un petit extra pratique, gracieuseté de mon amie La Formatrice.

Amusez-vous bien, et n’hésitez pas à commenter et partager cet article.

Emmanuelle B

Message d'absence, Emmanuelle B communications

À propos de l'auteur / emmanuelle b

Communicatrice passionnée depuis plus de 15 ans, j'accompagne les entrepreneurs à bâtir une relation durable et authentique avec leur clientèle et leurs différents publics.

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